Equivalencia terminológica. El «Titular» de datos personales que sea además parte del Contrato Marco es el Vendedor en los términos de dicho contrato.
1. Identificación del Responsable del Tratamiento#
| Razón social | Seter S.A. |
| Jurisdicción de constitución | República de Panamá |
| Número de registro | Sociedad en constitución; el número de inscripción se publicará al completarse el trámite |
| Domicilio | Panamá. El domicilio registrado se publicará al completarse el trámite |
| Correo electrónico para asuntos de datos personales | privacidad@seter.co |
| Teléfono de contacto | +57 316 819 0773 |
| Sitio web | seter.co |
En adelante, «Seter» o «el Responsable».
2. Ámbito de aplicación y régimen aplicable#
Esta Política rige el tratamiento de los datos personales que Seter recoge y trata en su condición de Responsable.
Régimen panameño. Seter S.A. es una sociedad panameña y, en tal condición, se encuentra sujeta a la Ley 81 de 26 de marzo de 2019, sobre protección de datos personales, y a su reglamento, el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021. La autoridad competente es la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).
Régimen colombiano. La Ley 1581 de 2012 resulta aplicable al tratamiento de datos personales de titulares ubicados en territorio colombiano, con independencia del domicilio del Responsable. Seter reconoce expresamente esa aplicación y se somete a ella respecto de dichos titulares. La autoridad competente es la Superintendencia de Industria y Comercio.
Concurrencia. Cuando ambos regímenes resulten aplicables a un mismo tratamiento, Seter aplicará el estándar más protector para el Titular.
3. Definiciones#
Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 4 de la Ley 81 de 2019. Para efectos de esta Política:
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluida la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular con la información relativa a la existencia de esta Política y a las finalidades del tratamiento, en los términos del artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.
4. Principios rectores#
El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, y por los principios de lealtad, proporcionalidad, veracidad y exactitud, seguridad de los datos, transparencia, confidencialidad, licitud y portabilidad previstos en la Ley 81 de 2019 de Panamá.
5. Datos que se recogen#
5.1 Solicitud de acceso a la Plataforma#
Nombre completo · correo electrónico · número de teléfono móvil o WhatsApp · nombre de la empresa, cuando se suministre · rango estimado de volumen mensual de operación · comentarios que el Titular decida incluir.
5.2 Registro y vinculación como usuario#
Documento de identidad y sus imágenes · fecha de nacimiento y nacionalidad · dirección de residencia o domicilio comercial · información societaria, incluida razón social, documento de identificación tributaria, representante legal, composición accionaria y beneficiario final · documentación de inscripción y habilitación para la comercialización de metales, cuando corresponda · documentación sobre el origen de los fondos y del metal · direcciones de billeteras de criptoactivos asociadas a la cuenta.
5.3 Datos derivados de la operación#
Registro de operaciones, con fechas, cantidades, precios, resultados y movimientos de saldo · registro de depósitos y retiros, incluidas direcciones e identificadores de transacción en cadena de bloques · comunicaciones sostenidas con Seter por cualquier canal.
5.4 Datos técnicos#
Dirección IP · tipo de dispositivo, navegador y sistema operativo · registros de acceso y actividad · información recogida mediante cookies y tecnologías equivalentes, en los términos de la Política de Cookies.
5.5 Datos sensibles y datos de menores#
Seter no solicita ni trata datos sensibles, con una excepción: los datos biométricos —imagen facial o video— que puedan recogerse durante la verificación de identidad.
Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, el Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Su entrega es facultativa y así se le informa al momento de solicitarla. Quien no la autorice tendrá a su disposición un método alternativo de verificación.
Seter no trata datos personales de niñas, niños ni adolescentes. La plataforma se dirige exclusivamente a personas mayores de edad que actúan en ejercicio de una actividad comercial.
6. Finalidades del tratamiento#
| Finalidad | Datos que utiliza |
|---|---|
| Evaluar la solicitud de acceso y establecer contacto con el solicitante | §5.1 |
| Verificar la identidad del solicitante y de la persona jurídica que representa | §5.2 |
| Dar cumplimiento a las obligaciones de prevención de blanqueo de capitales, financiamiento del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva, y —cuando la herramienta de consulta esté en operación— la consulta en listas restrictivas nacionales e internacionales | §5.2, §5.3 |
| Verificar el origen lícito del metal y de los fondos | §5.2, §5.3 |
| Celebrar, ejecutar, administrar y liquidar los contratos suscritos con el Titular | §5.2, §5.3 |
| Procesar depósitos, retiros y liquidaciones | §5.3 |
| Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos | Todos |
| Remitir comunicaciones operativas relativas a las operaciones y a la cuenta | §5.1, §5.2 |
| Remitir comunicaciones comerciales sobre los servicios de Seter | §5.1 — únicamente con autorización expresa, específica y revocable, otorgada de forma separada |
| Prevenir el fraude y proteger la seguridad de la Plataforma | §5.3, §5.4 |
| Atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir obligaciones de reporte | Todos |
| Elaborar estadísticas internas y mejorar el servicio | Datos disociados |
Seter no destina los datos personales a finalidades distintas de las enunciadas sin obtener previamente una nueva autorización del Titular.
Seter no vende datos personales ni los cede a terceros para que los destinen a finalidades comerciales propias.
7. Autorización#
7.1 Obtención#
La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 6 de la Ley 81 de 2019 de Panamá, mediante:
- casilla de verificación no premarcada en el formulario de solicitud de acceso, cuya marcación es condición para el envío del formulario;
- aceptación expresa de esta Política durante el proceso de registro;
- documento escrito, medio electrónico o conducta inequívoca, en los casos que la ley admite.
La validez de la manifestación de voluntad expresada por medios electrónicos se rige por la Ley 527 de 1999 en Colombia y por la normativa panameña sobre documentos y firmas electrónicas.
7.2 Prueba#
Seter conserva prueba de la autorización otorgada, en los términos del artículo 8 del Decreto 1377 de 2013.
7.3 Casos en que no se requiere#
Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; cuando se trate de datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; para el tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos; o cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
7.4 Revocatoria#
El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que imponga la permanencia del dato.
Advertencia expresa: la revocatoria de la autorización necesaria para adelantar la debida diligencia de conocimiento del cliente impide la continuación de la relación comercial, por cuanto Seter no podría cumplir sus obligaciones de prevención. Ello no afecta el derecho del Titular a revocar.
8. Encargados del Tratamiento y transmisión de datos#
Los siguientes terceros tratan datos personales por cuenta de Seter, en calidad de Encargados, con sujeción a contrato de transmisión que impone deberes equivalentes a los de esta Política, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
| Categoría | Encargado | Finalidad | País de tratamiento |
|---|---|---|---|
| Autenticación y billeteras embebidas | Privy | Gestión de acceso y de billetera del usuario | Estados Unidos |
| Infraestructura de transacciones en cadena | Pimlico | Procesamiento de transacciones | Reino Unido |
| Datos de mercado | Twelve Data y Polygon | Suministro de cotizaciones | Estados Unidos |
| Alojamiento e infraestructura | DigitalOcean | Operación de la Plataforma | Estados Unidos |
| Verificación de identidad | Nuestro equipo, hoy sin encargado externo | Debida diligencia | Colombia y Panamá |
| Correo electrónico transaccional | Resend | Comunicaciones | Estados Unidos | | Mensajería y alertas internas | Telegram | Alertas operativas | Emiratos Árabes Unidos |
Otros destinatarios. Los datos pueden comunicarse a autoridades competentes cuando medie requerimiento legal o judicial; a asesores legales, contables y auditores sujetos a deber de confidencialidad; a contrapartes de mercado y entidades financieras, cuando su normativa de cumplimiento lo exija y en la medida estrictamente necesaria; y a un tercero adquirente en caso de reorganización, fusión o cesión del negocio, previa comunicación al Titular.
Advertencia sobre registros en cadena de bloques. Las transacciones ejecutadas en redes de cadena de bloques quedan registradas en ellas de forma pública, permanente e inmodificable. Ese registro no se encuentra bajo control de Seter y no puede suprimirse ni rectificarse. Aunque no contiene el nombre del Titular, contiene direcciones y montos que constituyen información potencialmente asociable a él. Esta limitación es inherente a la tecnología y se informa expresamente al Titular.
9. Transferencia y transmisión internacional#
Los datos personales son objeto de tratamiento fuera del territorio colombiano, en los países indicados en el §8 y en la República de Panamá, sede del Responsable.
Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo que medie autorización expresa e inequívoca del Titular, entre otras excepciones.
Seter ampara las transferencias internacionales en: (i) la autorización expresa e inequívoca que el Titular otorga al aceptar esta Política, en los términos del literal a) del artículo 26 citado; y (ii) cláusulas contractuales con cada destinatario que imponen estándares de protección equivalentes a los de la Ley 1581 de 2012.
Al aceptar esta Política el Titular autoriza expresamente la transferencia y transmisión internacional de sus datos personales en los términos aquí descritos.
Panamá no figura entre los países de nivel adecuado. La Circular Externa 002 de 2018 de la SIC enumera treinta y ocho países con nivel adecuado de protección; Panamá no está entre ellos —sí lo están Costa Rica, México y Perú—. Por esa razón la transferencia hacia la sede de Seter no puede ampararse en la declaratoria de adecuación y se sustenta necesariamente en la autorización expresa del literal a) y en las cláusulas contractuales descritas.
10. Derechos del Titular#
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y a la Ley 81 de 2019 de Panamá, el Titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable. Este derecho se ejerce, entre otros, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley disponga que no es necesaria.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable, y ante la ANTAI en lo que corresponda al régimen panameño.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista deber legal o contractual que imponga su permanencia, o cuando la Superintendencia haya determinado que en el tratamiento se incurrió en conductas contrarias a la ley o a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Oponerse al tratamiento y solicitar la portabilidad de sus datos, en los términos de la Ley 81 de 2019.
11. Procedimiento para el ejercicio de derechos#
Área responsable: Gerencia General Canal principal: privacidad@seter.co Canal alterno: +57 316 819 0773
La solicitud debe contener la identificación del Titular, la descripción concreta de los hechos y del derecho que se ejerce, la dirección de notificación, y los documentos que se quieran hacer valer.
11.1 Consultas — artículo 14 de la Ley 1581 de 2012#
Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2 Reclamos — artículo 15 de la Ley 1581 de 2012#
Se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, sin perjuicio del término más breve del §11.4 cuando el reclamo consista en el ejercicio de los derechos de rectificación o cancelación. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
11.3 Plazos aplicables por concurrencia de regímenes — Ley 81 de 2019 de Panamá#
El artículo 15 de la Ley 81 de 2019 y su reglamento fijan términos más breves que los colombianos para el ejercicio de los derechos ARCO. En aplicación del criterio de estándar más protector enunciado en el §2, Seter aplica en cada caso el término más corto de los dos regímenes:
| Derecho ejercido | Panamá — Ley 81 de 2019 | Colombia — Ley 1581 de 2012 | Término que Seter aplica |
|---|---|---|---|
| Acceso | 10 días hábiles | 10 días hábiles (consulta) | 10 días hábiles |
| Rectificación | 5 días hábiles | 15 días hábiles (reclamo) | 5 días hábiles |
| Cancelación o supresión | 5 días hábiles | 15 días hábiles (reclamo) | 5 días hábiles |
| Oposición | 5 días hábiles | 15 días hábiles (reclamo) | 5 días hábiles |
| Portabilidad | Conforme a la Ley 81 y su reglamento | No prevista con término propio | 5 días hábiles |
Los términos de prórroga, requerimiento de subsanación y leyenda «reclamo en trámite» del §11.2 se aplican en lo que resulten compatibles con el término más breve.
Autoridad panameña. El Titular sujeto al régimen panameño puede acudir ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI). El incumplimiento de la Ley 81 de 2019 acarrea sanciones de B/.1.000 a B/.10.000.
11.4 Requisito de procedibilidad#
Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
12. Vigencia de las bases de datos y plazos de conservación#
Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y mientras persistan las obligaciones legales de conservación.
| Categoría | Plazo |
|---|---|
| Solicitud de acceso no concretada | 12 meses desde el último contacto |
| Identificación y debida diligencia de clientes | Mínimo cinco (5) años desde la terminación de la relación, o el plazo mayor exigido por la normativa de prevención aplicable |
| Registros de operaciones y movimientos | Mínimo cinco (5) años, o el plazo mayor exigido por normas contables, tributarias o de prevención | | Comunicaciones de soporte | 3 años | | Registros técnicos y de acceso | 12 meses | | Prueba de la autorización | Mientras dure el tratamiento y 5 años adicionales |
Vencidos los plazos, los datos se suprimen o se someten a un proceso de anonimización irreversible.
13. Medidas de seguridad#
Seter adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, orientadas a garantizar la seguridad de los datos y a evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, conforme al principio de seguridad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y a las obligaciones del artículo 2, numeral 5, de la Ley 81 de 2019 de la República de Panamá —principio de seguridad de los datos— y de los artículos 36 a 38 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021, que desarrollan las medidas de seguridad, la notificación de violaciones y su documentación.
Entre otras: cifrado en tránsito, control de acceso por rol y por necesidad, registro de auditoría de las operaciones sobre datos personales, y deber de confidencialidad para todo el personal, subsistente tras la terminación del vínculo.
Incidentes de seguridad. En caso de violación de códigos de seguridad o de riesgo en la administración de la información de los Titulares, Seter informará al Titular afectado y dará aviso a la Superintendencia de Industria y Comercio y a la ANTAI, según corresponda, en los términos y plazos exigidos por cada régimen.
14. Cookies#
El uso de cookies y de tecnologías de almacenamiento equivalentes se rige por la Política de Cookies y Tecnologías de Almacenamiento Equivalentes, disponible en seter.co/legal/cookies, que forma parte integral de esta Política.
Cuando una cookie o una entrada de almacenamiento permite identificar a una persona natural o asociar información a ella, lo recogido constituye dato personal y su tratamiento queda sujeto a esta Política.
15. Registro Nacional de Bases de Datos#
El artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, en la redacción que le dio el Decreto 090 de 2018, sujeta a inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT —COP 5.237.400.000 para 2026— medidos al 31 de diciembre del año anterior, y a las personas jurídicas de naturaleza pública.
Criterio aplicable. El Decreto 090 de 2018 suprimió la cláusula territorial del artículo que fija el umbral: el criterio es exclusivamente cuantitativo y no distingue por nacionalidad ni domicilio del Responsable. La propia SIC contempla el supuesto en el manual del RNBD, que prevé la opción «no tengo representación en Colombia ni RUT». En consecuencia, la obligación depende únicamente de que los activos totales de Seter S.A. superen el umbral al cierre de cada ejercicio.
Estado. Seter S.A. no está inscrita en el Registro Nacional de Bases de Datos, por no alcanzar el umbral de activos que activa la obligación. Al cierre del último ejercicio la sociedad se encontraba en constitución, de modo que no hubo activos totales que medir. La medición se practica y documenta al cierre de cada ejercicio; si el umbral se supera, la inscripción procede y esta Política se actualiza. Para los obligados, la actualización corre del 2 de enero al 31 de marzo.
16. Modificaciones#
Toda modificación a esta Política se comunicará al Titular por correo electrónico o mediante aviso destacado en la Plataforma, con una antelación no inferior a quince (15) días a su entrada en vigencia.
Cuando la modificación afecte la finalidad del tratamiento o el alcance de la autorización, se solicitará una nueva autorización al Titular.
Se conservará el histórico de versiones de esta Política.
17. Legislación aplicable y autoridades competentes#
Esta Política se rige por la Ley 81 de 2019 de la República de Panamá y su Decreto Ejecutivo reglamentario 285 de 2021, y por la Ley 1581 de 2012 de la República de Colombia y el Decreto 1074 de 2015 respecto de los titulares ubicados en territorio colombiano.
Autoridades competentes: ANTAI en Panamá y Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia.